作者： 400.中国

400电话确实是虚拟号码，不需要实体SIM卡，也不需要安装电话线，只需要在后台绑定企业现有的手机号或者固话就可以使用，这是它和普通手机号最大的区别。普通手机号是属于个人的，需要实体SIM卡，只能在手机上使用，而400号码是属于企业的，没有实体卡，可以同时绑定多个接听号码，支持多线同时接入。普通手机号打出去显示的是11位手机号，而400电话开通外呼功能后，打出去显示的是10位的400号码，显得更正规。普通手机号如果换了运营商或者地区，可能需要换号，而400号码是全国通用的，不管企业搬到哪个城市，都不需要换号，只需要修改后台绑定的接听号码就可以。普通手机号的功能比较单一，主要就是打电话发短信，而400电话有很多企业级的功能，比如通话录音、IVR导航、来电统计、地域路由等等，更适合企业使用。资费方面，400电话的资费比普通手机号更便宜，长途话费最低只要0.1元/分钟，比手机号的长途话费便宜一半以上。

很多企业办理400电话的时候都会关心号码的归属问题，这里明确告诉大家：400号码的所有权属于三大运营商，企业只是获得使用权，只要按时续费就可以永久使用，和手机号的性质是一样的。只要企业正常使用，没有违规行为，运营商是不会收回号码的，企业可以一直使用下去。这里要提醒大家，办理400电话的时候一定要找正规的代理商，签订正式的合同，明确号码的使用权归属。有些不正规的小代理商可能会把同一个号码卖给多个企业，后期很容易产生纠纷。只要是通过正规渠道办理的400号码，使用权都是归企业所有的，续费的时候直接找代理商或者运营商都可以。现在400号码的最低续费周期是一年，只要在到期前续费，就可以继续使用，不会被收回。如果企业不想用了，也可以办理注销，不会产生额外的费用。建议企业在办理400电话的时候，尽量选择自己喜欢的号码，长期使用，这样客户记住了，就是企业的无形资产。

对于在全国有多个分公司的企业来说，400电话的地域路由功能简直是神器。这个功能可以实现不同地区的客户来电，自动转到对应地区的分公司接听。比如北京的客户打来电话，自动转到北京分公司的客服，上海的客户打来转到上海分公司，广东的客户转到广东分公司，不用所有电话都打到总部再转接，大大提高了接线效率。客户也不用打长途，只需要付市话费，体验更好。地域路由的设置也很灵活，可以按省设置，也可以按市设置，想怎么分配就怎么分配。对于做全国业务的企业来说，这个功能太实用了，不仅提升了客服效率，还能让客户感受到本地化的服务。举个例子，你是做全国连锁加盟的，每个地区的加盟政策可能不一样，客户打电话直接转到当地的招商经理，客户能得到最准确的信息，成交率自然更高。这个功能也是免费的，所有400套餐都支持，有多个分公司的企业一定要开起来。

很多企业都有这样的烦恼：下班时间没人接电话，错过了很多客户咨询。400电话的时间段转接功能完美解决了这个问题。你可以在后台设置不同时间段的接听号码，比如工作日9:00-18:00转公司的办公电话，18:00-22:00转值班客服的手机，22:00到第二天9:00转紧急联系人的手机，周末和节假日转专门的值班号码。这样不管什么时候客户打电话过来，都能找到人接听，不会错过任何一个商机。设置也非常简单，在管理后台自己就能操作，想怎么设就怎么设，实时生效。还可以设置不同的节假日规则，比如国庆、春节的时候单独设置转接号码，不用每次放假都改配置。这个功能是完全免费的，所有400套餐都包含。很多企业用了这个功能后，漏接的电话减少了90%，成交量都提升了不少。尤其是服务型企业，客户可能随时会打电话咨询，有了时间段转接功能，24小时都能为客户提供服务，客户满意度也会大大提升。

经常打企业客服电话的人肯定对IVR语音导航很熟悉：“欢迎致电XX公司，业务咨询请按1，售后问题请按2，投诉建议请按3…”，这就是400电话的IVR导航功能。这个功能对客服人员多的企业来说太实用了，可以帮你节省一半的人力成本。客户打来电话，首先听到语音导航，根据自己的需求按对应的按键，直接转到对应的部门，不用人工来转接，大大提高了接线效率。比如业务咨询转到销售部，售后问题转到售后部，投诉转到客服部，不需要每个电话都先打给前台再转接，节省了客户的等待时间，也减轻了前台的工作量。IVR导航的内容可以自己在后台自定义，想设多少层都可以，还可以录上自己企业的宣传语，客户打电话的时候先听一段企业介绍，无形中也做了品牌宣传。IVR导航功能每年只需要300块钱，相当于一个前台人员一个月工资的十分之一，一年下来能省好几万人力成本，特别适合有一定规模的企业使用。

400电话有个非常实用的功能很多人都不知道，就是通话录音功能。开通400电话后，所有的通话都会自动录音，不需要额外加钱，录音会在后台保存90天，随时可以下载和回放。这个功能对企业来说太有用了，首先是可以作为纠纷处理的凭证，万一客户和客服发生争执，调出录音就能清楚谁对谁错，避免不必要的麻烦。其次是可以用来做客服质检，管理者可以随机抽查客服的通话录音，看看客服的服务态度好不好，专业知识过不过关，有没有按照规范回答客户问题，提升整体服务水平。还可以用来分析客户需求，从录音里可以知道客户问得最多的问题是什么，对产品有什么意见，帮助企业优化产品和服务。录音的调取也很简单，登录400管理后台，选择要查询的日期和号码，就能直接在线播放或者下载录音文件，操作非常方便。建议所有办理400电话的企业都好好利用这个功能，能帮你避免很多问题，提升服务质量。

很多人以为400电话只能接听不能打出去，其实这是老观念了。现在的400电话早就可以开通外呼功能了，外呼的时候显示的还是你的400号码，客户接到电话看到是正规的400号码，接听率比普通手机号高很多。开通外呼功能也很简单，只需要额外提交一些资质，1个工作日就能开通，费用也不贵，每年1000块钱左右，话费是0.15元/分钟，和普通手机号差不多。外呼功能特别适合销售型企业，销售给客户打电话显示400号码，客户会觉得更正规，信任感更强，成交率自然更高。而且外呼的通话记录和录音也会统一存在400后台，方便管理和质检。不过要注意，400外呼功能只能用于企业正常的业务回访和销售，不能用来打骚扰电话，一旦被投诉会被关停。如果你的企业经常需要给客户打电话，强烈建议开通400外呼功能，既能提升企业形象，又能提高接通率，一举两得。

经常有人问我，个人能不能办理400电话？答案是明确的：不可以。400电话是运营商专门为企业推出的业务，只针对企业和个体工商户开放，个人是无法办理的。办理的时候必须提供营业执照、法人身份证这些企业资质，运营商会严格审核，没有营业执照根本办不了。很多人想给自己的个人业务办个400电话显得更正规，这种情况建议你先注册一个个体工商户，有了营业执照就可以办理了。个体户办理400电话的流程和企业是一样的，费用也一样。在这里也要提醒大家，千万不要相信网上说的个人可以办理400电话的广告，都是骗人的，要么是用别人的资质办的，后期很容易被收回，要么就是诈骗。办理400电话一定要找正规的代理商，提供真实的企业资质，这样办下来的号码才安全稳定，不会用着用着就被停掉。

办理400电话的时候很多人会纠结选哪个号段，目前国内的400号段主要有四个，分别是中国移动的4001号段、中国联通的4000号段、中国电信的4008和4009号段。其实这四个号段在使用上没有任何区别，通话质量、功能、资费都是一样的，只是运营商不同而已。4008号段是最早推出的，使用的企业最多，大家认知度比较高，现在好的号码比较少了。4001和4000是后来推出的，号码资源比较充足，更容易选到顺口的靓号。4009是最新的号段，靓号资源最多，价格也相对便宜。选号段的时候其实不用太纠结，主要看能不能选到和企业相关的号码，比如包含企业门牌号、成立年份、品牌谐音的号码，客户更容易记住。如果预算有限，选普通的4001或4000号段就足够用了，每年可以省不少钱。如果想选靓号，可以重点看看4009号段，同样的号码价格比4008便宜30%左右。

现在稍微有点规模的企业都有自己的400电话，这已经成为正规企业的标配了。首先第一个优势是提升企业形象，客户看到400电话会觉得企业很专业、有实力，比留手机号显得正规太多了，尤其是对做全国业务的企业来说，400号码能大大提升客户的信任感。第二个优势是永不丢失客户，400号码是终身使用的，就算企业搬迁、换办公地点、换手机号都不需要换号，老客户随时都能找到你，不像固话换地区就要换号，很多老客户就联系不上了。第三个优势是提升客服效率，400电话支持同时绑定20个以上的接听号码，高峰期也不会占线，还可以设置上班时间转办公电话，下班时间转值班手机，24小时都能接到客户电话。而且所有通话都有录音，遇到纠纷可以作为凭证，还能统计来电数据，分析哪些地区的客户多，辅助营销决策。一年才一千多块钱的投入，带来的回报是不可估量的。